Teamplayer mit Mehrwert: Wie eine engagierte Büro Assistenz das Arbeitsklima verbessert

Ist der Büroalltag geprägt von Stress und einem kontinuierlich hohen Arbeitspensum, gilt es die Aufgabenverteilung einer Neubewertung zu unterziehen. Zahlreiche Bürotätigkeiten wie Telefonate oder Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern stehen der gewünschten Produktivität im Weg. Mit der Unterstützung einer Büro Assistenz oder von einem Sekretariatsservice gelingt es, den Alltag besser zu strukturieren. Worin die Aufgabengebiete und Vorteile eines Assistenten im Büro liegen, können Sie dem folgenden Ratgeber im Detail entnehmen.

Effektive Kommunikation und Teamarbeit

Im Arbeitsalltag schleicht sich oftmals unbemerkt eine mangelhafte Kommunikation ein. Dieser fehlende Austausch zwischen Mitarbeitern oder der Chefetage erschwert die Aufgabenverteilung sowie die tagtägliche Organisation. Büroassistenten zeichnen sich an dieser Stelle durch die folgenden Fähigkeiten aus.

Assistenten verbessern die interne Kommunikation

Im Zusammentreffen von Menschen mit unterschiedlichen Auffassungen von Arbeitsmoral und Teamfähigkeit, ist es nicht ungewöhnlich, dass die Kommunikation das ein oder andere Mal die professionelle Ebene verlässt. Als Konfliktlösung und zur Verstärkung des Teams erweist sich das Einbinden einer Büro Assistenz als Entscheidung mit Weitblick. Anstatt Aufgaben wie die Terminplanung, Bearbeitung von E-Mails und Briefen oder die Beantwortung von Telefonaten untereinander aufzuteilen, gibt es mit einem Assistenten zukünftig einen festen Ansprechpartner im Team. Die Kommunikation erfolgt in diesem Punkt nicht mehr kreuz und quer unter den Mitarbeitern, sondern verläuft geradlinig zwischen dem betreffenden Angestellten und zuständigen Assistenten. Dadurch reduziert sich das Risiko für eine fehlerhafte Kommunikation und die daraus resultierenden negativen Folgen für das Betriebsklima.

Teamarbeit ist eine der Kernkompetenzen in diesem Arbeitsbereich

Kommunikationsfähigkeit ist nur einer der Aufgabenbereiche, die sich nach der Einstellung eines Büroassistenten verbessern. Die Assistenten legen in Bereichen wie Organisation, Koordination von Aufgaben und Vorbereitung von Meetings das Fundament für die erfolgreiche Interaktion der verschiedenen Abteilungen im Betrieb. Sich in ein Team einzufügen und einen guten Kontakt zu den einzelnen Abteilungen sowie der Firmenleitung zu pflegen, ist eine Stärke, die auf die meisten Assistenten mit jahrelanger Berufserfahrung zutrifft. Nicht zuletzt übernehmen die Assistenten auch ungeliebte Aufgaben, wie das Erstellen von Protokollen. Benötigt ein Kollege die Details des Meetings, halten die Assistenten binnen weniger Augenblicke die gewünschten Informationen bereit.

Arbeitsentlastung und Zeitmanagement

Aufgaben zu delegieren, ist eines der Erfolgsrezepte für eine effiziente Nutzung der Fachgebiete Ihrer Angestellten. Die Weitergabe an Assistenten, schenkt Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für die Erledigung relevanterer Aufgaben. Ein unausgewogenes Zeitmanagement gehört mit der Hilfe der Büro Assistenz der Vergangenheit an.

Die effiziente Ressourcenverwaltung ist der erste Schritt zu einer dauerhaften Entlastung

Die Angestellten sind eine der wichtigsten Ressourcen, die einem Unternehmen zur Verfügung stehen. Vergleichbar mit natürlichen Ressourcen ist die Arbeitskraft von Angestellten nicht uneingeschränkt verfügbar. Eine dieser Einschränkungen finden Sie in der Beobachtung des Arbeitsalltags Ihrer Mitarbeiter. Mehrfach am Tag Termine mit Kollegen abzustimmen, E-Mails aufgrund der Dringlichkeit einzuordnen oder Telefonate entgegenzunehmen, kostet Zeit, die nicht für den primären Aufgabenbereich zur Verfügung steht. Mit diesen Arbeitsmethoden verkomplizieren Sie den Arbeitsalltag unnötig und reduzieren die Effizienz Ihrer Mitarbeiter in deren eigentlichen Aufgabenbereichen. Mit dieser Entlastung zeigt sich, wie leistungsfähig die Ressource Mensch de facto ist.

Optimierte Arbeitsabläufe erhöhen die Konzentrationsfähigkeit am Arbeitsplatz

Ein zweiter Punkt, der sich nach der Einbeziehung von Assistenten im Büro ändert, ist der Fokus. Rechnet ein Angestellter mit zahlreichen Ablenkungen über den Tag verteilt, nimmt ebenfalls die Konzentrationsfähigkeit konstant ab. Liegen diese Ablenkungen ab jetzt im Kompetenzbereich einer anderen Person, ist eine neue Grundlage geschaffen, um sich der Arbeit aus einem neuen Blickwinkel zu nähern. Gedankengänge werden nicht länger unterbrochen, was sich nicht nur in kreativen Berufen als ein Vorteil erweist. Zahlreiche Kunden nehmen ein Telefonat kundenfreundlicher wahr, wenn nicht der Eindruck entsteht, dass der Gesprächspartner unter Stress steht oder kurz angebunden ist. Die optimierten Arbeitsläufe erzielen insofern nicht ausschließlich im Büro eine positive Wirkung.

Stärkung der Arbeitsatmosphäre

Die Wirtschaftspsychologie beschäftigt sich seit mehreren Jahrzehnten mit dem Arbeitsklima und den positiven Effekten einer ausgeglichenen Atmosphäre am Arbeitsplatz. Mit einem Assistenten oder Sekretariatsservice die Arbeitslast zu lindern, ist ein erster Schritt, um das Betriebsklima zu verbessern. An diesem Punkt zeigt sich, ob eine Büro Assistenz den Beruf mit Leidenschaft ausübt. Erfahrene Assistenten bemühen sich eigenständig um einen fairen Umgang mit den Beschäftigten im Betrieb. Dazu gehört es ebenfalls, das vorhandene Kommunikationstalent in der Konfliktlösung unter Beweis zu stellen. Vielfach bringt die neue Arbeitskraft auch eine neue Sichtweise mit sich. Kompromisse zu entwickeln und Konflikte zeitnah beizulegen, ist ein Aufgabenbereich, der es der Geschäftsführung ersparen kann, diesen Streitigkeiten weitere Zeit und Aufmerksamkeit widmen zu müssen.

Multifunktionalität und Flexibilität

Es ist ein gängiger Fehler in der Wirtschaft, Assistenten nicht mit Fachkräften gleichzusetzen. Im Laufe der Zusammenarbeit ist das Multitasking, der in Ihrem Betrieb beschäftigten Assistenten, ebenso unverzichtbar für den langanhaltenden wirtschaftlichen Erfolg als der flexible Einsatz in unterschiedlichen Abteilungen.

Die Büro Assistenz ist in zahlreichen Arbeitsbereichen einsetzbar

In einem Unternehmen fällt in den einzelnen Abteilungen zuweilen zu unterschiedlichen Zeiten ein erhöhter Aufwand an Bürotätigkeiten an. Geschulte Assistenten sehen keine Schwierigkeit darin, in den Abteilungen zu helfen, die aktuell die meiste Unterstützung erfordern. Zweifeln Sie daran, ob Sie das gesamte Jahr über einen Assistenten im Büro benötigen, sollten Sie sich Rückmeldungen zu den Monaten mit einem hohen Arbeitsaufkommen einholen. Diese Informationen aus den einzelnen Abteilungen geben Aufschluss darüber, inwiefern eine saisonale oder dauerhafte Unterstützung aus wirtschaftlicher Sicht die beste Entscheidung darstellt. Professionelle Assistenten finden zudem Wege, um in Zeiten mit geringerem Arbeitsaufkommen die Organisation innerhalb des Unternehmens weiter zu verbessern.

Flexibilität und schnelle Einarbeitung bilden die Stärke erfahrener Fachkräfte

Neben wiederkehrenden Zeiten mit erhöhten Anforderungen an Assistenten entstehen ebenfalls kurzfristig Projekte, die von einer zusätzlichen Arbeitskraft profitieren. Mit der Assistenz gelingt es den anderen Mitarbeitern den Rücken freizuhalten. Je länger Assistenten in diesem Beruf beschäftigt sind, umso kürzer fällt die Einarbeitungsphase für ein solches Projekt aus. Die neuen Angestellten in diese Projekte zu integrieren, führen nicht zu deren Halt. Stattdessen gehen die Assistenten zeitnah den beauftragten Aufgaben nach und machen sich an Stellen nützlich, die dazu beitragen, mit dem Projekt schneller voranzuschreiten.

Proaktive Ideen und Verbesserungsvorschläge

Einige Unternehmen führen von Zeit zu Zeit professionelle Beratungen durch. Der Fokus liegt darin, Optimierungsbedarf innerhalb der Firmenstrukturen und Arbeitsmethoden aufzudecken. Alternativ bietet es sich an, den direkten Kontakt zu den Mitarbeitern zu suchen. Assistenten sind in der Regel mit zahlreichen Bereichen des Unternehmens vertraut und haben einen umfassenden Eindruck gewonnen. Die Weitergabe dieser Eindrücke in Form von proaktiven Ideen und Verbesserungsvorschlägen führt oftmals zu Ergebnissen, die in Teilen identisch mit den Gutachten der Unternehmensberater sind. Sich als zugänglich für diese Ideen zu zeigen, unterstützt Sie dabei, den Kontakt zur Basis Ihres Unternehmens nicht zu verlieren und für den zukünftigen Erfolg gemeinsam mit den Mitarbeitern an einem Strang zu ziehen.

Outsourcen von Büroaufgaben

Externe Dienstleister für die Beauftragung einer Büro Assistenz zu engagieren, ist bereits heute Realität. In nahezu allen deutschen Großstädten und Ballungsgebieten gehört das Outsourcen von Büroaufgaben zum unternehmerischen Alltag. Die Auswirkungen dieser Entscheidung zeigen sich anhand dieser Vorteile.

Externe Anbieter erlauben die schnelle Umsetzung neuer Konzepte

Finden Sie in den nächsten Wochen oder Monaten keinen freien Zeitraum für die Stellenausschreibung einer Büro Assistenz, ergeben sich noch weitere Optionen. Eine dieser Alternativen führt zu Firmen, die einen Sekretariatsservice anbieten. Sie vereinbaren mit diesen Unternehmen die Anzahl an Mitarbeitern und Stunden pro Woche, in welchen Sie die Assistenten in Zukunft beschäftigen möchten. Vergleichbar mit Zeitarbeitsagenturen übernehmen die Firmen die Bereitstellung kompetenter Arbeitskräfte. Sie sparen sich auf diesem Weg viel Zeit und Mühe. Zusätzlich handelt es sich bei einem Sekretariatsservice häufig um ein durchgängiges Geschäftsmodell. Das bedeutet, dass die meisten Anbieter für Urlaube oder krankheitsbedingte Ausfälle kurzfristig einen Mitarbeiter als Ersatz bereitstellen können.

Die Vielfalt der angebotenen Aufgaben erhöhen die Attraktivität dieser Dienstleistung

Die Aufgabenbereiche in einem Büro fallen von Branche zu Branche allein im Hinblick auf die Organisation sehr unterschiedlich aus. Firmen, die sich auf den Sekretariatsservice spezialisiert haben, bieten eine dementsprechend große Auswahl an Serviceleistungen an. Das beginnt bei der Korrespondenz und reicht bis zur Bereitstellung von Assistenten mit Fremdsprachenkenntnissen. Haben Sie Interesse an einem solchen Service, ist es hilfreich, zuvor ein Profil des benötigten Assistenten zusammenzustellen. Auf diese Weise sind die Firmen in der Lage, die Anforderungen mit den Fähigkeiten der vorhandenen Mitarbeiter abzugleichen. Dazu gehört unter anderen die Aussage, ob der Mitarbeiter direkt vor Ort beschäftigt ist oder in einem virtuellen Umfeld arbeitet. Die Chancen eine Arbeitskraft zu erhalten, die der Arbeit in allen Punkten gewachsen ist, erhöht sich durch ein Profil um ein Vielfaches.

Fazit

Büro Assistenz ist weit mehr als nur das Outsourcen von zeitraubenden Aufgaben im Arbeitsalltag. Vielmehr erhalten Sie einen abgetrennten Aufgabenbereich, der in Zukunft von einer erfahrenen Fachkraft betreut wird. Diese Entscheidung ist nicht mit einem Schritt zurück zu vergleichen, sondern knüpft an Arbeitsmethoden und Strukturen an, die sich seit Jahrzehnten bewährt haben. Erleben Sie die Entlastung Ihrer Mitarbeiter mit eigenen Augen sowie ein harmonischeres Arbeitsklima, verschwinden letzte Zweifel an der Richtigkeit dieser Entscheidung. Die Auswahl an externen Dienstleistern erlaubt es darüber hinaus, die Suche nach qualifizierten Assistenten abzukürzen und unverzüglich von den nicht von der Hand zu weisenden Vorteilen zu profitieren.