Firmenwagen privat übernehmen: Bedingungen und Vereinbarungen
Dienstfahrzeuge lassen sich heute nicht nur in großen Konzernen, sondern längst auch in mittelständischen Betrieben finden. Dem Mitarbeiter soll damit ein einfacher Fahrtweg zum Arbeitsplatz ermöglicht werden. Dass dabei auch einmal ein Umweg zum Supermarkt eingelegt wird, mag nicht zu beanstanden sein. Doch wie ist eigentlich zu verfahren, wenn Elektro Nutzfahrzeuge häufig privat genutzt werden sollen? Hierfür empfiehlt es sich, dass beide Seiten vorab möglichst konkret besprechen, wie das Besitzrecht ausgestaltet wird.
Allgemeines zum Firmenwagen
In vielen Branchen ist es üblich, dass der Chef seinen Angestellten ein Auto zur Verfügung stellt. Etwa, um den täglichen Job erledigen zu können, Termine wahrzunehmen und nicht nur ans Büro gebunden zu sein. Ebenfalls, um den Weg zum Arbeitsplatz zu bewältigen. Zugleich kann dem Arbeitnehmer mit dem Überlassen eines Firmenwagens aber auch ein Sonderstatus zugesprochen werden. Vielleicht erhält er dieses Privileg als Belohnung für gute Leistungen. Klar ist allerdings in jedem Falle, dass das Gefährt juristisch im Eigentum des Unternehmens steht, dem jeweiligen Nutzer nur ein temporäres – und vertraglich meist konkret datiertes – Besitzrecht zukommt.
Und das lässt sich mancher Arbeitgeber einiges kosten. Moderne Elektro Nutzfahrzeuge, schnelle und sportliche Flitzer oder sogar Luxuskarossen gehören gerne einmal zum Fuhrpark selbst kleinerer Firmen. Nicht übersehen werden darf dabei, dass das Fahren eines solchen Dienstautos gleichfalls eine repräsentative Funktion einnimmt. Wann immer die Angestellten damit unterwegs sind, treten sie als Teil ihres Unternehmens auf – das Drängeln im Verkehr oder das Ignorieren der roten Ampel sollte daher vermieden werden. Damit verbunden ist aber auch die Frage, wie weit die Verwendung des Gefährts denn eigentlich reicht. Wie gestalten sich Rechte und Pflichten, welche Fahrten sind erlaubt und welche verboten?
Bedingungen für die private Übernahme eines Firmenwagens
Zunächst einmal gilt, dass das Bereitstellen eines Dienstautos durch die Firmen zwar sehr oft praktiziert wird – die dafür zu beachtenden Rechtsgrundlagen fallen aber spärlich aus. Ein wenig überspitzt formuliert könnte hier sogar von einer juristischen Grauzone gesprochen werden. Denn die jeweils einzuhaltenden Ge- und Verbote sind kaum vorhanden oder doch schwammig formuliert und müssen einzeln aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch zusammengesucht werden. Heißt im Umkehrschluss, dass weitgehend der Grundsatz der Vertragsautonomie herrscht: Beide Beteiligten – der Chef ebenso wie der Mitarbeiter – können durchaus frei entscheiden, zu welchen Bedingungen jemand den Firmenwagen privat übernehmen darf.
Grundlage der Überlassung eines Gefährts ist in der Regel der Arbeitsvertrag. Die darin enthaltenen Klauseln sollten bereits erkennen lassen, warum dem Arbeitnehmer ein Auto zur Verfügung gestellt wird und welchen Zweck die Firma damit verfolgt. Häufig ergibt sich daraus schon die konkrete Nutzung. Vielleicht darf der Wagen nur zwischen der Wohnung des Besitzers und seinem Arbeitsplatz gefahren werden. Ebenso wäre eine Ausdehnung dieses Bereiches auf Termine bei Kunden denkbar. Zugleich sollten weitere Rahmenbedingungen geklärt werden: Wer kommt für die Tankfüllungen auf, wer bezahlt die Versicherung, wie ist bei Beschädigungen vorzugehen? Wie oft und für welche Distanzen darf der Wagen auch privat genutzt werden?
Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Nicht jeder Arbeitsvertrag, der vor vielen Jahren aufgesetzt wurde, umfasst Absprachen zur Bereitstellung eines Autos. Üblich ist es daher in der Praxis, dass zwischen beiden Seiten ein neuer Kontrakt geschlossen wird. Gemeint ist ein Überlassungsvertrag. Er bestimmt eindeutig, inwiefern der Gebrauch beschränkt ist, wer für welche Kosten aufkommt und wie sich die Haftung gestaltet. Erfahrungsgemäß wird der Angestellte in diesen Prozess eingebunden, kann er doch oft selbst entscheiden, welchen Dienstwagen er künftig besitzen möchte. Zudem sollte der Überlassungsvertrag auf die folgenden Aspekte eingehen, um auch dort für Klarheit zu sorgen:
Sonderregelungen und Zusatzleistungen
Neben der Bereitstellung des Wagens ist es praktisch, wenn das Unternehmen seinen Mitarbeitern den einen oder anderen zusätzlichen geldwerten Vorteil verschafft. Etwa durch das Bezahlen von Tankkarten, die sodann bei der nächsten Tankstelle eingelöst werden können. Mitunter wird gleichfalls die regelmäßige Pflege übernommen. Bei Werkstätten, zu denen meist eine vertragliche Beziehung besteht, kann die preisgünstige Wartung sowie die Reparatur im Schadensfalle vorgenommen werden. Auf diese Weise erhält der Angestellte als momentaner Nutzer des Dienstautos eine erhebliche finanzielle Erleichterung. Auch beim späteren Fahrzeugwechsel können ihm Sonderkonditionen, ein Mitspracherecht bei der Auswahl und eine Verbesserung in der Wagenqualität zugesagt werden.
Der Entzug des Dienstwagens
Ein einmal eingeräumtes Recht besteht nicht ewig. Ist vertraglich nicht klar festgelegt, für welchen Zeitraum der Mitarbeiter das Auto besitzen darf, kann ihm dieses Privileg jederzeit entzogen werden. Dafür müssen allerdings gute Gründe bestehen. Diese können sich einerseits auf das Verhalten im Straßenverkehr, andererseits auf das Handeln am Arbeitsplatz beziehen. Hier gilt, dass ein kleiner Fehler die Wegnahme des Gefährts noch nicht rechtfertigt – schwere oder häufig vorkommende Verstöße aber durchaus auf diese Weise geahndet werden können. Auch in diesem Punkt sollte der Überlassungsvertrag möglichst klar erkennen lassen, welche Sanktionen vorgesehen sind.
Steuerliche Aspekte der privaten Nutzung
Darf der Angestellte einen Firmenwagen privat übernehmen, so entstehen steuerrechtliche Konsequenzen. Immerhin wird ihm durch sein Unternehmen ein geldwerter Vorteil eingeräumt – insofern sind dafür die Sozialversicherung und die Lohnsteuer zu entrichten. Dabei kann es übrigens zu Kontrollen durch die Steuerbehörde kommen. Im Regelfall gilt: Wer das Auto fährt, kommt für die Steuern auf. Der Nutzer muss somit glaubhaft belegen, dass es sich um ein Fahrzeug für Dienstzwecke handelt, das nur im Rahmen der zugesagten Nutzung privat verwendet wird. Sowohl der Betrieb als auch der Mitarbeiter sollten sich in diesem Punkt indes steuerrechtlich beraten lassen.
Daneben lohnt es sich, auf den geldwerten Vorteil noch einmal gesondert einzugehen. Er wird vom Finanzamt in Höhe von einem Prozent des Listenpreises eines Autos für jeden Monat veranschlagt. Heißt: Ein Auto, das laut Liste einen Wert von 20.000 Euro aufweist, wird mit 200 Euro monatlich – und somit 2.400 Euro jährlich – zum ohnehin ausbezahlten Gehalt zugerechnet. Darauf fällt die Lohnsteuer an. Auch hier sollten der Chef und sein Angestellter vorab vereinbaren, wer diese Last trägt. Ebenso kann sich die Ermittlung der Steuerhöhe aus dem Fahrtenbuch ergeben, wobei die private und die dienstliche Nutzung des Fahrzeuges streng voneinander getrennt werden.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Im Alltag relevant sind zudem die Versicherungs- und Haftungsfragen. Auch in dem Punkt müssen beide Seiten klären, wie etwa mit Unfällen, der sich daraus ergebenden Reparaturrechnung sowie einer Erhöhung der Versicherungsraten zu verfahren ist. Als üblich gilt dabei eine Regelung, die dem jeweiligen Nutzer – somit dem Angestellten – die volle finanzielle Last auferlegt, sobald dieser einen Schaden mutwillig oder lediglich fahrlässig verursacht. In der Praxis zeigen die in dieser Thematik gefällten Gerichtsurteile indes, dass auch eine Mitschuld des Chefs in bestimmten Fällen denkbar ist. Hier wäre es also von verschiedenen Faktoren abhängig, wer letztlich für welche Kosten aufkommen muss.
Daneben ist im Zeitalter des technischen Fortschritts ein weiterer Gedanke zu erörtern: Viele Fahrzeuge verfügen über ein modernes GPS – ein System, das eine satellitengesteuerte Routenberechnung vornimmt. Wie ist mit den dabei gespeicherten Inhalten zu verfahren? Da bei Dienstautos ohnehin ein Fahrtenbuch angelegt werden sollte, ist ein regelmäßiger Abgleich zwischen den darin festgehaltenen Informationen und den Daten der Navigationssoftware zulässig. Daraus dürfte sich die Erkenntnis ergeben, dass der Wagen tatsächlich im erlaubten Bereich genutzt wurde – oder dass verbotene Privatfahrten stattgefunden haben. Letzteres kann in starken Fällen übrigens zu einer fristlosen Kündigung des Arbeitsvertrages führen, da darin ein finanzielles Ausnutzen des Unternehmens gesehen wird.
Tipps und Empfehlungen für Arbeitnehmer
Grundsätzlich ist das Bereitstellen eines Dienstautos durch den Arbeitgeber als Privileg zu verstehen. Damit verbunden ist das Ziel, dem Angestellten die Fahrten zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz zu erleichtern. Allerdings besteht für die Mitarbeiter keine Pflicht, ein solches Angebot auch tatsächlich anzunehmen. Wer künftig lieber mit dem Privatfahrzeug, dem Fahrrad oder den öffentlichen Verkehrsmitteln ins Büro oder zu beruflichen Terminen gelangen möchte, darf das gerne tun. Wer sich allerdings für den Firmenwagen entscheidet, sollte vorab auf Transparenz und Rechtssicherheit achten, um sich selbst vor unangenehmen Folgen zu schützen.
Sinnvoll ist es daher, dass der Angestellte zumindest in die Ausgestaltung des Überlassungsvertrages einbezogen wird. Es mag praktisch sein, dafür einen der zahlreichen Vordrucke zu verwenden, die von den unterschiedlichen Automobilverbänden bereitgestellt werden. Dennoch müssen Rechte und Pflichten, die Aufteilung der anfallenden Kosten, die Versicherungs- und Haftungsfragen sowie etwaige Konsequenzen im Schadensfalle individuell angepasst werden. Denn wer einen Firmenwagen privat übernehmen möchte, sollte dadurch juristisch keine unzumutbaren Nachteile zu tragen haben. Eine offene Kommunikation zwischen dem Unternehmen und der Belegschaft ist hier also wichtig. Diese darf sich zudem auf die Auswahl eines Fahrzeuges und gegebenenfalls die dazugehörige Sonderausstattung beziehen.
Fazit
Ein Firmenwagen gehört in vielen Betrieben längst zum guten Ton. Egal, ob damit persönliche Leistungen ausgezeichnet werden oder ob dem Angestellten eine Möglichkeit geboten wird, mühelos zum Arbeitsplatz zu gelangen. Hinter dem Bereitstellen eines Fahrzeuges steht aber eine Vielzahl an tatsächlichen, rechtlichen und steuerrelevanten Fragen. Gerade dann, wenn der Besitzer das Auto auch zu Zwecken einsetzt, die nicht mit dem Beruf oder seiner Firma zu tun haben. Diese Aspekte müssen vorab gemeinsam zwischen dem Unternehmen und dem begünstigten Mitarbeiter besprochen werden. Nur so gelingt eine Anpassung des Arbeits- und des Überlassungsvertrages, die allen Wünschen und Bedürfnissen gerecht wird. Das ist die Basis, um im Schadensfalle für schnelle Rechtssicherheit zu sorgen.
