Projekterfolg – Erfolg ist kein Zufall

 In Uncategorized

Welche Einflussfaktoren tragen zum Projekterfolg bei? Wird der Projekterfolg genauer beleuchtet, können verschiedene Erfolgsfaktoren identifiziert werden, die durchgängig vorhanden sind.
Das magische Dreieck besteht aus einem erfolgreichen Zusammenspiel der Faktoren Kosten, Zeit und Leistung. Aber auch die Kundenzufriedenheit spielt eine große Rolle. Damit ein Projekt erfolgreich ist, benötigt es ein professinonelles Projektmanagement und in vielen Fällen kompetente externe Unterstützung.

Projektarbeit wird immer wichtiger

Eine Studie der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. hat gezeigt, dass in Deutschland mittlerweile etwa die Hälfte der wöchentlichen Arbeitszeit auf Projektarbeit entfällt. Um sich in der Digitalisierung zu behaupten, müssen sich die Unternehmen mit Themen wie process mining, Prozess excellence, data mining und business case studie auseinandersetzten.
Zusätzlich werden Lieferketten optimiert und gemeinschaftlich so angepasst, dass die heute vorhandenen Schnittstellen nicht mehr als Hemmnis in der Umsetzung erkannt werden und somit fehlerfreier funktionieren.
Nur so können Datenpools entstehen, die gemeinschaftlich zum Erfolg genutzt werden können.
Aus heutiger Sicht ändert sich auch die operative Abwicklung zunehmend. Werden bis heute noch größere Kundenaufträge linear in unterschiedlichen Abteilungen bearbeitet und zu Ende geführt, wird diese in Zukunft in kleinen sehr flexiblen Teams als Kundenprojekt abgewickelt. So entstehen in einem Unternehmen unterschiedlichste Projekte struktureller oder auch operativer Art.

 

Worauf es beim Projektmanagement ankommt

Der richtige Einsatz von Methoden zur Projektführung ist wichtig, egal ob:
– es um beratende Tätigkeiten zur Prozessoptimierung der Lieferkette geht,
– der Einführung neuer Techniken oder
– um neue Strukturen

Es ist nicht wichtig, ob dabei dynamische oder eher traditionelle Projektführungen im Vordergrund stehen.
Damit der Kunde sein Ziel erreicht, sollte der Fokus insbesondere auf den Fehlern und Problemen liegen, die zu Beginn eines Projektes auftreten. Oftmals wirken sich diese nämlich negativ auf den Erfolg aus, ebenso wie die Nichtbeachtung sozialer Faktoren. Dazu gehören zwischenmenschliche Reibungen im Management, im Projektteam oder mit dem Projektleiter im Unternehmen. Hier kann es sinnvoll sein, sich rechtzeitig für externe Unterstützung zu entscheiden.

Was ist überhaupt ein Projekt?

Ein Projekt besteht nicht nur aus einer Einzelaufgabe, sondern aus vielen Komponenten. Es zeichnet sich durch interdisziplinäre Zusammenarbeit aus.
In der Regel wird bei einem Projekt eine Lösung angestrebt, die es in dieser Form noch nie gegeben hat. Es ist zeitlich begrenzt und besitzt eine klare terminliche Definition. Ein weiteres Kriterium ist die Einmaligkeit. Auch operative Projekte wiederholen sich nicht, es ist die Projektstruktur, die sich wiederholt und in einem gut aufgestellten Projektmanagement kontinuierlich verbessert.
Das Ziel eines Projektes ist klar festgelegt und positiv formuliert. Jeder im Projekt kennt das Ziel. Darüber hinaus verfügt ein Projekt über begrenzte Ressourcen.
In Projekten ist auch das Risiko des Scheiterns gegeben. Ein eigenständiges Projektteam organisiert sich eigenverantwortlich. Es gibt in Projektteams nach neuesten Strategien oder auch in konventioneller Aufstellung trotzdem einen Projektleiter. Die Aufgaben unterschieden sich jedoch durch den gewählten Projekt-Ansatz.

Welche Projektarten gibt es?

Entwicklungsprojekte: Sie beschäftigen sich mit der erfolgreichen Entwicklung von neuen Produkten und Dienstleistungen. Wenn beispielsweise ein IT-Dienstleister eine neue Software implementiert, handelt es sich um ein IT-Projekt.

Veränderungsprojekte: Ein anderer Begriff ist Changemanagement oder Strukturprojekte. Sie dienen primär der Entwicklung einer neuen Form, wie Menschen innerhalb des Unternehmens zusammenarbeiten. Indem die bestehende Organisationsstruktur verändert wird, soll der Erfolg des Unternehmens gesteigert werden.

operative Projekte: Diese Projekte sind kundengetrieben und gehören zu den Kernprozessen im Businessmodell. Diese Art des Projektes findet man typischer Weise in Architekturbüros oder auch in Werbeagenturen. In den letzten Jahren wird diese Vorgehensweise aber auch in angrenzenden anderen Branchen verwendet. So ist die Rückführung von großen Warenmengen aus dem Handel in die Lagerlogistik bei vielen Dienstleistern ein wiederkehrendes Projekt im operativen Jahresablauf.

Kriterien für ein gutes Projektmanagement

Für ein erfolgreiches Projektmanagement muss der Auftrag zwischen Auftraggeber und Projektleitung klar sein. Darüber hinaus gibt es weitere wichtige Erfolgsfaktoren. Neben dem Projektziel müssen folgende Punkte schriftlich festgehalten werden:
– das grobe Budget,
– die zur Verfügung stehenden Ressourcen,
– das Projektteam,
– ein Meilensteinplan
– weitere Rahmenbedingungen

Wenn möglich, sollten auch die Kompetenzen der Projektleitung geprüft werden sowie eine erste Einschätzung über die Chancen und Risiken vorgenommen werden, um ein optimales Ergebnis und somit den erwünschten Projekterfolg zu erzielen.
Bei Entwicklungs- oder Veränderungsprojekten ist dies ausgeprägter als bei operativen Projekten, die hier auf standardisierte Vorgaben zurückgreifen können. Dennoch müssen auch hier diese Faktoren eingehalten werden.

Von folgenden Kriterien hängt der Projekterfolg ab

1. Sowohl der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer muss darauf achten, dass die Definition des Ziels klar und deutlich ist. Das Thema und der Inhalt des Projektes muss allen Beteiligten erkennbar sein. Nur so kann ein am Ziel ausgerichteter Projektablauf gewährleistet werden.

2. Sind die benötigten Ressourcen da, um das Projekt-Ziel zu erreichen? Dazu gehören nicht nur materielle Mittel, sondern auch die nötige Zeit und qualifiziertes Personal. Zielführend ist dabei auch das Vorhandensein von ausreichenden Tools zur Steuerung von Themen und Teams.

3. Sind die Teams in der Teamarbeit geschult? Oder müssen noch Maßnahmen zur besseren Koordination innerhalb der Teams getroffen werden. Schulung ist an dieser Stelle das oberste Gebot.

4. Alle im Unternehmen gestarteten oder zu startenden Projekte müssen am Kunden und am Business Modell ausgerichtet sein. Dies muss nicht nur vor dem Start betrachtet werden. Es ist auch wichtig, dass die Teamleiter bzw. die Projektleiter mit ihren Teams dies vor Augen haben.

5. Für den Projekterfolg kommt es nicht nur auf eine formale Kommunikation an, beispielsweise durch gewisse Dokumentationen und ein sinnvolles Berichtswesen. Auch die zwischenmenschliche Kommunikation trägt zum Projekterfolg bei. Zu diesem Zweck ist es sinnvoll, für Austauschmöglichkeiten zu sorgen. Die Projektteams sollten so weit wie möglich auch räumlich eng zusammenarbeiten können. Ggf. müssen digitale Medien und Plattformen für eine reibungslose Kommunikation genutzt werden. Der zwischenmenschliche Austausch spielt in Teams eine bedeutende Rolle im Hinblick auf eine effektive Projektabwicklung.

6. Schon mit dem ersten Schritt sind Projektrisiken zu benennen und auch direkt zu besprechen. Für die bekannten Fälle müssen sofort Maßnahmen definiert werden, die ergriffen werden, sobald das Risiko eintritt. Ggf. gibt es ja auch schon Maßnahmen, die das Risiko im Vorfeld minimieren oder sogar eliminieren.

7. Regelmäßige Berichte sorgen für eine Überprüfung der Qualität der Projektarbeit. Dies erhöht auch die Kundenzufriedenheit und ist gegebenenfalls interessant für die Stakeholder. Transparenz im Guten, aber auch im Schlechten sind oberstes Gebot. Viele Projekte scheitern nur deswegen, weil keine Bereitschaft vorhanden war, über Fehler und Misserfolge zu sprechen.

Projekte sind kein Selbstzweck

Erfolgreiche Projekte basieren auf zielorientierter Arbeit aller Projektteilnehmer. Oftmals kann man erkennen, dass Teilnehmer an Projekten die notwendigen Abstimmungen als gern gesehene Pausen von anderen operativen Arbeiten sehen. Das ist ein Zeichen dafür, dass innerhalb des Teams die notwendige Planung nicht stimmt.
Auch dürfen Projekte nicht als Verschiebung wichtiger Entscheidungen eingesetzt werden. Die Auftraggeber müssen schon im Vorfeld genau prüfen, ob hier wirklich Inhalte erarbeitet werden müssen oder ob es sich nicht nur um eine neue Erarbeitung von bekannten Ergebnissen handelt. Projekte, die Entscheidungen aufschieben, kosten nicht nur Geld, sie vernichten indirekt auch die Chance andere Entwicklungen voranzutreiben und demotivieren die Projektteilnehmer.
Die Organisation von Meetings innerhalb von Projekten ist sehr strikt einzuhalten. Informationen werden nicht in Meetings abgefragt. Diese müssen im Vorfeld jedem Teilnehmer zur Verfügung stehen und auch gelesen und verstanden werden. Treffen mit mehreren Teamteilnehmern dienen zur Abstimmung der nächsten Schritte und zur Analyse der bisherigen Ergebnisse. Meetings über 60 Minuten werden ineffektiv. Insbesondere dann, wenn diese auch noch über Videokonferenzen abgehalten werden müssen.

Wer trägt die Verantwortung für den Projekterfolg?

In erfolgreichen Unternehmen ist bekannt, dass die Verantwortung für erfolgreiche oder auch nicht erfolgreiche Projekte immer in der Führung liegt. Das Projektergebnis hängt davon ab, ob die Vorraussetzungen für einen Erfolg geschaffen wurden. Ob man nun interne oder externe Projektmanager einsetzt, hängt davon ab, in wieweit Projektmanagement und effektive Teamarbeit im Unternehmen schon Usus ist.
Wenn das Projekt Know-how nicht ausreicht oder nach aktuellem Stand nicht vorhanden ist, kommt man um Schulungen und externes Wissen nicht rum. Es gibt keinen guten Projektverlauf durch try and error. Die Kosten, das fehlende Know-how, sich externe Hilfe zu erarbeiten, sind geringer als die Kosten für völlig fehlgelaufene Projekte.

Recent Posts
Neue Organisationsformen - Herausforderungen und Chancen für Unternehmen im Wandel