Agiles Projektmanagement – Sechs Schritte zum Ziel

Industrie, Handel und Logistik befinden sich im ständigen Wandel. Technische Innovationen, soziale Medien, neue Trends in der Organisation oder die immer weiter fortschreitende Digitalisierung: All das verspricht zwar spannende zukünftige Projekte, doch gleichermaßen steigt mit diesen Chancen die Komplexität: Agiles Projektmanagement steht an der Tagesordnung. Lean, agil, digital – diesen Anforderungen muss das Projektmanagement heutzutage gerecht werden und dabei mehrere Mitarbeiter und Abteilungen einbeziehen.

Wie Sie derartige Herausforderungen mit modernen Methoden Schritt für Schritt bewältigen, erfahren Sie in diesem Artikel.

 

SCHRITT 1: Zielsetzung im agilen Projektmanagement transparent machen

Auch wenn heute schnell und agil gehandelt werden muss, gilt es im ersten Schritt immer das Ziel der Aktivitäten gemeinsam zu fixieren. Dabei handelt es sich nicht, wie in der Vergangenheit, um eine in Stein gemeißelte Vorlage, sondern um eine Guideline für die ersten Schritte. Änderungen sind immer möglich. Der Einsatz von agilen Techniken kann eine offene und transparente Zielsetzung nicht ersetzen.

In einem modern geführten digitalen Projekt werden weiterhin die folgenden Punkte im ersten Schritt definiert:

• Zielsetzung
• Abgrenzung zu anderen Projekten und Themen
• Risiken und hemmende Faktoren
• Chancen, positive Einflüsse und Unterstützer
• Rechte und Pflichten der handelnden Personen

Sind diese Punkte abgearbeitet, kann es auch schon in die Planung der ersten Schritte gehen.

 

SCHRITT 2: Festlegung des Projektauftrags – Bausteine Ihres agilen Projektmanagements

Das „Wie“ steht neben dem „Wer“ im Vordergrund. Es ist notwendig eine solide Grundlage zu schaffen, wenn nicht allzu viel Kraft in die Kommunikation und die Bewältigung von kritischen Momenten investiert werden soll. Heute stehen viele, teilweise kostenlose oder für einen kleinen Preis angebotene digitale Hilfsmittel zur Verfügung. Ohne eine Cloud Projektmanagement Lösung mit Kanban Board oder Aufgabenlisten, sowie die Möglichkeit Ergebnisse an einem Ort sinnvoll abzulegen, sollte heute kein noch so kleines Projekt begonnen werden. Auch sollte es möglich sein kleine, aber sehr intensive, Teilprojektschritte mit ihren Aufgaben sauber abzubilden. Das kann beispielsweise mithilfe des Vorgehensmodells Scrum erfolgen.

Die Auswahl der Teammitglieder ist ebenfalls ein zentrales Element des modernen Projektmanagements. Um agile Methoden anwenden zu können, müssen die Teammitglieder auf Augenhöhe und frei von Hierarchien arbeiten. Nur so können sie ihre ganze Kreativität entfalten. Menschen, die gleichzeitig bereits Bestehendes nicht aus dem Blick verlieren, sind neben den digitalen Tools weiterhin unersetzlich.

Wer ein perfektes Team aufbauen möchte, sollte die Mitglieder nicht auswählen, weil diese gerade Zeit haben oder auch mal an der Reihe sind in einem solchen Team mitzuwirken. Nein, ganz im Gegenteil: Die Teilnehmer sind mit einer ebenso großen Sorgfalt auszusuchen wie neue Angestellte. Wichtig ist zudem, dass sich die Teamkonstellationen nicht an Organisationsstrukturen orientieren. Interdisziplinäre Besetzungen über alle Bereiche hinweg bringen oftmals ganz neue Sichtweisen und somit eine größere Entwicklung mit sich.

 

SCHRITT 3: Kick-Off-Meeting für Ihr agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement steht im Fokus der Diskussionen über den digitalen Wandel. Eine erfolgreiche Teamarbeit ist dabei das oberste Ziel. Dennoch ist es wichtig die Teams, oder bei großen Projekten zumindest die Teamverantwortlichen, von der ersten Minute an für das gemeinsame Ziel zu sensibilisieren. Dabei steht gerade der respektvolle Umgang untereinander innerhalb der Teams im Vordergrund.

Das agile Mindset ist eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt im digitalen Wandel. Darunter ist zu verstehen, dass nur die im Projektziel definierten Grenzen einzuhalten sind. Alle neuen Ansätze sind innerhalb der Zielsetzung erlaubt und sogar gewollt. Nichts darf heute unter dem Motto stehen: „Das haben wir schon mal versucht“, oder: „Das ist doch für uns viel zu weit weg“. Das agile Mindset geht davon aus, dass alles erreichbar sei. Dafür müsse lediglich der Weg richtig beschritten werden.

Damit das gelingt, ist ein positiver Anfang wichtig. Deswegen sollte auch im agilen Projektmanagement der klassische Ansatz mit dem Kick-Off-Meeting nicht verloren gehen. In entspannter Umgebung gelöst von den täglichen Problemen wird sich gemeinsam auf das Projekt vorbereitet. Alle Informationen werden übermittelt und es wird sich auf die Vorgehensweise geeinigt. Die Teams lernen sich besser kennen und offene Fragen können direkt geklärt werden.

Ein gelungenes Kick-Off-Meeting ist die Grundlage für einen guten Start. Immerhin sollen schließlich alle Teammitglieder viel Arbeit in die Zielerreichung stecken. Weshalb also nicht bereits am Anfang etwas Geld investieren, um direkt positive Stimmung für Folgeprojekte zu erzeugen?

 

SCHRITT 4: Kritischer Pfad, Gantt Chart und Projektbericht

Ob ein Projekt einen fixen Endpunkt haben muss, wie bei der Fertigstellung eines Baus, oder im Vorfeld nur ein grober Zeitraum bestimmt werden kann, ist nicht entscheidend für den Projektverlauf. Im agilen sowie im klassischen Projektmanagement wird es am Ende auf den richtigen Zeitpunkt der Umsetzung ankommen. Das ist bei einem Bau genauso wie bei einer neuen Software. Erhält der Kunde das Ergebnis zu spät, war die Arbeit nicht gut genug.

Der Unterschied zwischen dem agilen und dem klassischen Ansatz besteht darin, dass eine Vorplanung im agilen Management nicht immer möglich ist. Die Abweichungen zum Plan werden einfach weggelassen, indem die Schritte nur soweit geplant werden, wie sie verantwortbar sind. Dennoch sollte auch der moderne Projektmanager das Fertigstellungsdatum stets fest im Blick behalten.

So zeigt sich in der Praxis, dass meistens weder ein rein agiles noch ein rein klassisches Projektmanagement existiert. Oftmals handelt es sich um ein hybrides Projektmanagement. Dabei werden die Vorteile von Planung mit dem agilen und flexiblen Ansatz so miteinander verzahnt, dass die Teams sowohl offen und gut arbeiten als auch das zeitliche Gesamtziel einhalten können.

Dafür sind vom modernen Projektmanager weiterhin Gantt Charts anzulegen und Projektberichte an die Stakeholder zu senden. Die Feinheit der Gantt Darstellung ist in diesem Fall nur gröber und beschränkt sich auf die sogenannten Sprints. Das sind gemeinsam definierte Zeiträume, in denen die Projektteams ihre Aufgaben selbständig erledigen und auf das Ergebnis hinarbeiten.

 

SCHRITT 5: Die Projektumsetzung auf Basis des Sprint Plans

Der Erfolgsfaktor für ein gelungenes Projekt ist die Teamarbeit in den Sprints. Im klassischen Projektmanagement sind die Sprints als Arbeitspakete bekannt. Im modernen Ansatz sind diese jedoch nicht hierarchisch geleitet. Die Teams organisieren sich selbst und sind als Team auch für das Ergebnis verantwortlich. Sie legen mit dem Projektleiter die Sprints inhaltlich und zeitlich fest. Sie kontrollieren ihre Ergebnisse am Ende des Sprints und reflektieren die Umstände: Was ist nicht gut gelaufen? Wo gibt es Verbesserungsbedarf? Wie können die Fehler oder ungenügenden Umstände im folgenden Sprint vermieden werden? – Gemeinsam mit ihrem Projektleiter trifft das jeweilige Team entsprechende Maßnahmen.

Hinkt ein Team inhaltlich innerhalb der Sprintzeit zurück oder kommt nicht weiter, dann liegt es in der Verantwortung des Teams sich mit dem jeweiligen Projektmanager für die Entwicklung von Maßnahmen in Verbindung zu setzen. Auf diese Weise bleibt das Team unabhängig und kann effektiv mit den selber geplanten Ressourcen das Sprintziel erarbeiten. Gegenüber dem klassischen Ansatz ist dies eine Umkehrung der Verantwortung auf die handelnden Teammitglieder.

Im Digitalen Wandel steht die Zeit mit im Fokus jedes Projektes. Die „deutsche“ Methode immer alle Eventualitäten bis vier Stellen hinter dem Komma zu planen und abzusichern funktioniert nicht mehr. Aus diesem Grund werden Sprintziele auch nicht immer final bis zu 100% abgearbeitet, bevor der folgende Sprint angefangen wird. Es ist stets abzuwägen, inwieweit auch 80% für den nächsten Schritt ausreichen. Bei Fehlern, arbeitet einfach das Team aus dem ersten Sprint die Punkte nach. Auf den neuen Ergebnissen kann das Team aus dem zweiten Sprint in den nächsten Arbeitsschritten aufbauen. Dies bedarf einer hohen Abstimmungsqualität.

Dem agilen Projektleiter wird dadurch ein hohes Maß an Koordinationsfähigkeit abverlangt. Deswegen ist heutzutage kein Projekt mehr ohne richtige Tools leitbar. Die dauernde Sichtung und Beobachtung der Ergebnisse, nicht der Teams, ist der Faktor zum Erfolg.

In Anbetracht der Historie und des Arbeitsumfeldes in Deutschland ist heute wohl ein Hybridansatz die beste Wahl. Mitarbeiter müssen sich erst einmal an die neuen agilen Methoden und Vorgehensweisen gewöhnen und lernen mit ihnen zu arbeiten.Wer an dieser Stelle sofort auf rein agile Methoden umschwänkt, riskiert seine Teams zu überfordern.

 

SCHRITT 6: Abschlussphase und Evaluation im agilen Projektmanagement

Im heutigen Umfeld des Marktes kann nicht immer vorhergesagt werden, ob ein Ziel auch noch Morgen das Richtige ist. Deswegen sind Projekte grundsätzlich nicht erst nach der Umsetzung aller Teilschritte und Arbeitspakete zu bewerten. Vielmehr ist heute eine kontinuierliche Bewertung des Projektziels über die gesamte Laufzeit des Projektes hinweg vorzunehmen. Der agile oder auch hybride Ansatz machen dies möglich. Wie bereits am Anfang des Artikels hervorgehoben: Im agilen Projektmanagement sind die Ziele nicht in Beton gegossen – zumindest inhaltlich.

Die Herausforderung des modernen Projektmanagers und der Stakeholder ist es, diese Zielsetzung im Verlauf des Projektes immer wieder anhand der Ergebnisse und des Wandels zu überprüfen. Eine Änderung ist ein normaler Vorgang und kein Zeichen für ein schlechtes Management.

Zudem kann es passieren, dass ein Projekt gestoppt und komplett neu aufgesetzt werden muss. Die modernen Ansätze gehen immer vom Wandel aus und sparen daher die Ressourcen, die im klassischen Ansatz für die Planung und kontinuierliche Änderung dieser genutzt werden. Im modernen dynamischen Projektmanagement gilt der Grundsatz der Beobachtung und Justierung der Zielsetzungen.

Klassische Projekte haben gewöhnlich ein klar fixiertes Ende. Anders ist es jedoch bei agilen Projekten: Bei diesen besteht durch die kontinuierliche Justierung der Ziele die Gefahr, dass sie immer weitergeführt werden, da gerade Anpassungen das Projekt nahezu unendlich verlängern können. Ein Ende ist so für lange Zeit nicht in Sicht. Dieses Risiko ist von der Projektleitung frühzeitig zu erkennen und mit den Stakeholdern zu besprechen, um Maßnahmen zur Eindämmung zu beschließen.

Auch wenn das Ziel erreicht ist, gibt es selbst in modern geführten Projekten meistens noch einiges zu besprechen. Ob klassisch, hybrid oder auch agil: Positive Ergebnisse sind in Form eines Berichts und einer Endveranstaltung zu feiern. Nur so kann die Arbeit der Teams angemessen gewürdigt werden. Gleichzeitig ist in diesem Rahmen eine positive Vorbereitung auf weitere Projekte möglich.

In jedem Projekt gibt es leider auch immer hemmende Faktoren. Diese sind zwingend festzuhalten, um in den folgenden Projekten daraus zu lernen. Es macht allerdings keinen Sinn, jene erst mit den Teams zu diskutieren, nachdem die Arbeit erledigt ist. Das sollte bestenfalls bereits am Ende eines jeden Sprints passieren. Schließlich sollte der positive Eindruck der Teammitglieder am Ende eines Projektes verstärkt und nicht durch die Diskussion über hemmende Faktoren geschwächt werden.

 

Änderungen als Chance für Ihr dynamisches Projektmanagement erkennen

Durch die Digitalisierung des gesamten Geschäftsumfelds stehen Änderungen an der Tagesordnung. Die Entwicklungen nehmen rasant zu und die Herausforderungen an die Unternehmen sind nicht zu unterschätzen. Erfolgreiche Geschäftsmodelle von Heute sind Morgen schon wieder veraltet. Die tägliche Arbeitsweise ändert sich zunehmend.

Laut Wissenschaftlichen Untersuchungen wird sich die Entwicklung der letzten zehn Jahre von 2010 bis 2020 in den nächsten zehn Jahren potenzieren. Digitale Projekte werden nicht mehr ab und zu auftreten. Nein, sie werden Standard sein, weil der Wandel Standard sein wird. Unsere Arbeitsweisen müssen sich dem angleichen. Wir sind gezwungen die Strukturen dementsprechend zu ändern. Wer sich nicht anpasst, wird in absehbarer Zeit vom Markt verschwinden. Prominente Beispiele sind in jedem Marktsegment auffindbar.

 

Agileres Projektmanagement – der Schlüssel zum Erfolg

Um den digitalen Wandel zu meistern, müssen die Vorgehensweisen von anderen Branchen wie beispielsweise dem IT-Bereich oder dem Marketing adaptiert und in das Unternehmensumfeld eingebunden werden. Dies ist nicht in jedem Bereich möglich, doch in fast allen Bereichen nötig.

Viele Firmen sind dazu gezwungen Interimslösungen zu finden, weil die internen Ressourcen heute noch nicht zur Verfügung stehen. Beispielsweise können Sie sich einschlägiges Know-how von außen dazukaufen oder On the Job Schulungen mit den Angestellten durchführen. Dabei können zudem externe Projektleiter mit Erfahrung eine große Unterstützung darstellen.

 

Welche Vorteile bringt ein agiles Projektmanagement?

• • effektive interdisziplinarische Teamarbeit über das Projekt hinaus
  • Mitarbeiter lernen mit modernen Tools und Methoden umzugehen
  • interne Prozesse werden agiler und können sich dem Markt besser anpassen
  • Mitarbeiter empfinden ihren Anteil am Ergebnis als motivierend und anerkennend
  • Ressourcen werden geschont

Agile Projektmanagement-Methoden bringen die Dynamik zurück in die alltägliche Arbeit. Sie werden die Erfolge lieben lernen. Ihr Unternehmen wird sich im dynamischen Marktumfeld deutlich besser entwickeln.

Der Weg über ein erstes kleines Projekt bis hin zur projektorientierten Organisation ist nicht so schwierig wie es auf den ersten Blick scheint. Auch an dieser Stelle gilt es einen Schritt hinter den anderen zu setzen, aber kontinuierlich weiter zu gehen. Lernen Sie die Vorteile kennen und feiern Sie mit Ihren Mitarbeitern jeden Fortschritt!

Viel Erfolg bei der Veränderung Ihres Geschäftsmodells oder Ihrer Geschäftsprozesse hin zu einer erfolgreichen Zukunft in einem digitalen Umfeld!