Prozesse in der Supply Chain digitalisieren

Digitalisierung und Prozessoptimierung sind Aspekte, die in engstem Zusammenhang stehen. Dies gilt auch in der Beschaffung und im Supply Chain Management. Hier sind die Potenziale für Unternehmen sogar besonders groß. Dieser Artikel beleuchtet, wie sich Beschaffungsprozesse mithilfe digitaler Technologien verbessern lassen. Ebenso zeigt er auf, welche Voraussetzung für die digitale Transformation im Einkauf erfüllt sein sollten.

 

Beschaffungsprozesse optimieren mithilfe digitaler Technik

Das Themenfeld der Prozessoptimierung in den Bereichen Einkauf und Beschaffung ist grundsätzlich nicht neu. Vielmehr befassen sich Unternehmen bereits seit Jahrzehnten mit Methoden zur Verbesserung ihres Beschaffungsprozesses. Neu sind allerdings die Möglichkeiten, welche die Digitalisierung in jüngster Vergangenheit hervorgebracht hat. Denn moderne Technologien erlauben es mittlerweile, die Zusammenarbeit mit Lieferanten noch weiter zu optimieren. Zudem stehen immer mehr Daten zur Verfügung, die als Entscheidungsbasis herangezogen werden können. Darüber hinaus ist nun eine Automatisierung mehrerer Prozesse möglich.

 

Warum ist Prozessoptimierung (auch in digitaler Hinsicht) wichtig?

Unternehmen aller Branchen kämpfen mit einem hohen Wettbewerbs-, Innovations- und Kostendruck. Erschwerend kommt hinzu, dass sich Marktanforderungen mit zunehmendem Tempo ändern. Gleichzeitig sind die organisatorischen Möglichkeiten der Prozessoptimierung bereits in großen Teilen ausgereizt. Eine weitere Optimierung ist oftmals nur durch den Einsatz innovativer digitaler Technologien möglich. Auch im Einkauf und in der Beschaffung ist eine Steigerung der Effizienz und Flexibilität vordergründig durch Digitalisierung realisierbar. Allerdings müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein, damit sich die digitale Transformation erfolgreich gestalten lässt.

 

Ist mein Unternehmen bereit für die Digitalisierung?

Selbstverständlich erfordert die Digitalisierung von Prozessen geeignete Systeme. Im Beschaffungsprozess sind beispielsweise Lösungen aus folgenden Kategorien relevant:

• E-Procurement
• ERP-System
• SCM-Lösung (Supply Chain Management)
• Plattformen für die Vernetzung mit Lieferanten
• Hardware-Lösungen für logistische Prozesse (z. B. RFID, NFC)

Alleine durch die Implementierung solcher Systeme lässt sich die Digitalisierung jedoch nicht umsetzen. Vielmehr muss die gesamte Unternehmenskultur angepasst werden. Die Frage lautet also: Sind meine Führungskräfte und Mitarbeiter bereit, den Weg in die digitale Zukunft zu gehen? Ist dies nicht der Fall, so muss die Bereitschaft geschaffen werden. Hierfür ist wiederum ein umfassender Change-Prozess notwendig, der unter anderem folgende Aspekte umfasst:

• Aufbrechen alter Strukturen
• Abbau von Hierarchiestufen und Abteilungsdenken
• Schaffung neuer, funktionaler, produktzentrierter Teams
• Neue Führungskultur, hohe Eigenverantwortung für die Mitarbeiter
• Umsetzen erster Leuchtturmprojekte zur Schaffung von Akzeptanz

Was macht wirklich Sinn zu digitalisieren?

Digitalisierung ist mittlerweile eine der wichtigsten Methoden der Prozessoptimierung. Allerdings sind nicht alle Prozesse gleichermaßen für eine Überführung in die digitale Welt geeignet. Allgemein lässt sich sagen, dass das Potenzial besonders groß ist, wenn folgende Aussagen zutreffen:

• Der Prozess wird in hoher Frequenz durchlaufen.
• Aktuell sind zahlreiche manuelle Eingriffe erforderlich.
• Es mangelt derzeit an Transparenz und Flexibilität.
• Die Prozesskosten stehen nicht im Verhältnis zum Nutzen.

Ein klassisches Beispiel ist die Beschaffung von indirektem Material (C-Teile). Es hat nur einen geringen Wert, der Beschaffungsprozess ist jedoch oftmals sehr aufwendig und durch zahlreiche manuelle Aktivitäten geprägt. Hier kommen für die Prozessoptimierung seit geraumer Zeit E-Procurement-Lösungen zur Anwendungen. Sie ermöglichen nicht nur eine Verbesserung der internen Prozesse, sondern digitalisieren auch die Kommunikation mit Lieferanten. Aufwendige Eingriffe entfallen und es werden signifikante Einsparungen realisiert.

Ein weiteres Beispiel ist die integrierte Betrachtung von Einkauf, Supply Chain Management, Transporten und Intralogistik. Ein Projekt dieser Dimension ist weitaus komplexer. In diesem Fall sind es Technologien wie die Sensorik, die zusätzlich zu geeigneten Software-Plattformen implementiert werden müssen. Sie ermöglichen es unter anderem, Produkte, Lagersysteme, Maschinen und Transporte digital abzubilden und zu steuern. Die Vernetzung sämtlicher Partner entlang der Lieferkette bringt folgende Vorteile mit sich:

• Vollständige Transparenz über Bestände und Vorgänge entlang der gesamten Lieferkette
• Sichtbarkeit von Veränderungen in Echtzeit
• Mehr Flexibilität bei Nachfrageschwankungen
• Optimierung von Beständen bei allen Partnern
• Realisierung einer nachfragegesteuerten Materialbedarfsplanung

Nicht zuletzt ist die digitalisierte „End-to-End-Lieferkette“ eine wichtige Voraussetzung für die Automatisierung von Liefer- und Produktionsprozessen. Sie trägt also auch zur Steigerung der Effizienz in angrenzenden Bereichen bei.

 

Was für Voraussetzungen brauchen wir?

Der Beschaffungsprozess ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Gleiches gilt für das Management der Lieferketten. Pauschale Empfehlungen für die Prozessoptimierung und Digitalisierung können daher nicht gegeben werden. Vielmehr benötigt jede Organisation Lösungen, die zu ihren individuellen Anforderungen passen. Um diese zu identifizieren, ist zunächst eine Prozessanalyse (Ist-Zustand des Beschaffungsprozesses) erforderlich. Danach sollte gemeinsam mit der Fachabteilung (Einkauf) festgelegt werden, wie der optimale Soll-Prozess der Zukunft aussieht. Basierend auf diesen Erkenntnissen kann dann ein klarer Anforderungskatalog für die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse erarbeitet werden.

Die Optimierung wird also für jeden Prozess bereits definiert, noch bevor die Auswahl von Technologien und Systemen erfolgt. Denn nur auf diese Weise sind zukunftsfähige Entscheidungen sichergestellt. Da die Prozessanalyse und -optimierung Expertise erfordert, ist an dieser Stelle externe Unterstützung durch spezialisierte Berater empfehlenswert. Erfahrene Consultants bieten zudem den Vorteil, dass sie die bislang ungenutzten Potenziale in den Prozessen identifizieren und sie bei der Prozessoptimierung berücksichtigen.

Eine nicht zu vernachlässigende Voraussetzung ist zudem die Datenqualität. Vor einer Prozessdigitalisierung sollten Altlasten in Daten unbedingt beseitigt werden. Zu nennen sind an dieser Stelle beispielsweise Dubletten in Artikelstammdaten oder veraltete Daten der Lieferanten.

Kann jeder und kann alles digitalisiert werden?

Nicht jeder Prozessschritt kann durch Digitalisierung optimiert werden. Auch im Zeitalter der digitalen Transformation haben kl

assische Methoden der Prozessoptimierung (z. B. Total Quality Management, SIX SIGMA Methode, Kaizen, KVP und Lean Management) immer noch ihre Daseinsberechtigung. Ebenso können Methoden dieser Art eine wertvolle Ergänzung in Digitalisierungsprojekten darstellen. Denn Prozesse lassen sich selbstverständlich nicht nur dadurch optimieren, indem eine Software im Unternehmen installiert wird. Das Gesamtpaket aus Organisation, Mindset und Technologie muss stimmen, um nachhaltige Erfolge zu erzielen.

Im Übrigen bleibt festzuhalten, dass die Digitalisierung und Automatisierung von Workflows mittelfristig nicht dazu führen wird, dass Arbeitsplätze in großem Stil verloren gehen. Vielmehr entlastet diese Form der Prozessoptimierung die Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten. Die hierdurch entstehenden Freiräume können dann für kreative, wertschöpfende und höher qualifizierte Aufgaben genutzt werden. Für den Einkauf bedeutet dies, dass operative Aufgaben wie die Bestellung bei Lieferanten sukzessive digitalisiert und automatisiert werden. Der Einkäufer wird sich somit stärker um strategische Aspekte kümmern können. Seine Entscheidungen werden außerdem stärker auf Daten basieren. Und er hat mehr Zeit für die Pflege persönlicher Beziehungen zum Lieferanten. Somit bleibt er der zentrale Punkt in der Beschaffung.