Auf Erfolgskurs: Wie eine Strategie Finanzmanagement und Effizienz für KMUs optimiert

KMUs können mit einer Strategie Finanzmanagement und Effizienz optimieren. Dazu gehören die Budgetierung, das Beachten der Kennzahlen für die Liquidität und das Risikomanagement und nicht zuletzt ein durchdachtes Cashflow-Management. Bei Letzterem kann das Inkasso unter Umständen eine entscheidende Rolle spielen. Ein Inkassounternehmen Hannover, Berlin oder München trägt schließlich zur Sicherung der Liquidität und der Reduzierung von Zahlungsausfällen bei. Es unterstützt damit die Strategie für das Finanzmanagement.

Grundlagen des Finanzmanagements für KMUs

Zum Finanzmanagement gehören unter anderem die Finanzplanung und Budgetierung, das Liquiditätsmanagement sowie die Kostenkontrolle und -reduzierung. Diese und weitere Bereiche wollen wir uns näher anschauen.

Finanzplanung

Die Finanzplanung ist als Prozess im Unternehmen zentral. Sie dient dazu, Ein- und Auszahlungen zu steuern, zu überwachen und zu prognostizieren. Ihr wesentliches Ziel besteht darin, den Geldbedarf und die Geldüberschüsse aufzuzeigen. Nur damit kann das Unternehmen seine Liquidität sichern und stets seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommen. Ausgewogene Finanzen schaffen zudem Spielraum für Investitionen. Zahlungsrückstände von Kunden behindern die Finanzplanung erheblich. Dagegen kann das Inkassounternehmen Hannover helfen. In manchen Fällen ist ein Consulting zu diesem Thema nützlich, damit die Geschäftsführung versteht, welche Zahlungsrückstände normal und vertretbar sind, welche aber nicht.

Budgetierung

Hiermit ist der betriebswirtschaftliche Finanzplanungsprozess gemeint. Er führt zur Veröffentlichung des Budgets für einen definierten Zeitraum (in der Regel das kommende Wirtschaftsjahr). Unternehmen benötigen die Budgetierung für ihre eher kurzfristigen, operativen Unternehmenspläne, die manchmal auch nur ein Quartal umfassen. Eher selten erfolgt eine Budgetierung für mehrere Jahre: Ein so langer Planungshorizont würde die Prognosesicherheit verringern. In das Budget gehören erwartete Einnahmen und Ausgaben, wobei Letztere besser planbar sind.

Liquiditätsmanagement

Zur Strategie Finanzmanagement gehört es, die eigene Liquidität zu steuern. Sie bedarf einer Sicherung, um handlungsfähig zu bleiben. Liquidität bedeutet nicht, das mehr oder weniger Geld verdient wurde, sondern dass es vorhanden („flüssig“) ist. Ein Unternehmen kann auch liquide sein, indem es momentan nicht benötigte Wirtschaftsgüter verkauft oder die Investitionen verringert. Beides könnte die Entwicklung behindern und künftig den Gewinn senken, doch es schafft zunächst ein Geldpolster, mit dem sich unumgängliche Ausgaben wie Mieten und Steuern bezahlen lassen. Ein häufiges Liquiditätsproblem entsteht durch zu hohe Außenstände von Kunden. Dann macht es Sinn, das Inkassounternehmen Hannover einzuschalten. Nutzen Sie für das Verständnis dieser Problematik unser Consulting!

Kostenkontrolle und -reduzierung

Durch eine strikte Kostenkontrolle ermitteln KMUs ihre Ausgaben. Dies ist auch der Ansatzpunkt für die Kostensenkung. In vielen Unternehmen gibt es überflüssige Kosten, die aber nicht auf den ersten Blick zu erkennen sind. Zur Strategie Finanzmanagement gehört es daher, solche Kostenfresser aufzuspüren. Am ehesten gelingt das durch eine Kategorisierung von Ausgaben. Diese zeigt Bereiche mit besonders hohen Ausgaben auf. Nun kann die Geschäftsführung darüber nachdenken, inwieweit diese Ausgaben berechtigt sind. Oft investieren Unternehmen in neue Produkte oder ganze Geschäftszweige, von denen sie nicht wissen, ob diese erfolgreich sein werden. Falls es zu finanziellen Engpässen kommt, sind solche Projekte im Sinne der Kostenreduzierung zu überdenken.

Cashflow-Management

Der Cashflow ist der unmittelbare Rückfluss an Geld ins Unternehmen. Auch dieser sollte zwar bevorzugt aus Gewinnen entstehen, allerdings ist er von diesen getrennt zu betrachten. Wiederum kann die Firma durch Verkäufe von nicht benötigten Anlagen und Materialien einen Cashflow generieren, der kurzfristige Liquiditätsengpässe überbrückt, aber für die Gesamtentwicklung schädlich sein könnte.

Umgekehrt könnte das Unternehmen auf dem Papier viel Geld verdient haben, doch es wartet auf die Zahlungen seiner Kunden. An dieser Stelle hilft das Inkassounternehmen Hannover. Zu einem vorausschauenden Cashflow-Management gehört es, erwartbare Geldflüsse zu berechnen. Wenn das Geld da ist, soll es vernünftig eingesetzt werden. Daher bezeichnet das Cashflow-Management die Kontrolle, Verwaltung und Steuerung aller Finanzmittel.

Risikomanagement

In jedem Unternehmen herrschen unterschiedlichste Risiken. Diese betreffen nicht nur die reinen Geschäftsabläufe, sondern auch gesetzliche Vorgaben und deren Änderungen, Lieferengpässe und manchmal auch Naturereignisse wie Unwetter mit ihren schädlichen Auswirkungen auf den Verkehr oder gar die eigenen Anlagen. Zum Risikomanagement gehören verschiedenste Teilbereiche:

• Risikoidentifikation
• Gefahrenanalyse
• Risikoquantifizierung
• Beurteilung
• Risikoaggregation und -bewertung
• Risikokommunikation

Daraus folgt die Risikobewältigung. Für Wirtschaftsunternehmen gehören Zahlungsausfälle von Kunden zu den größten und alltäglichen Risiken. Unser Consulting deckt deren Gefahren auf, die schlimmstenfalls in die Insolvenz führen können.

Strategische Ansätze zur Optimierung des Finanzmanagements

Jedes Unternehmen funktioniert mit Geld. Das Finanzmanagement mit all seinen Kennzahlen verwaltet die finanziellen Ressourcen, um die betrieblichen Finanzziele zu erreichen. Sollten finanzielle Entscheidungen suboptimal getroffen werden, kann das schwerwiegende Konsequenzen haben. Zum Finanzmanagement gehören verschiedene Bereiche:

• Festlegung von finanziellen Zielen und Kennzahlen
• Entwicklung einer langfristigen Finanzstrategie
• Risikomanagement und Absicherung von finanziellen Risiken

Die Kennzahlen sind zunächst einmal zu ermitteln. Dazu gehören diejenigen zum Ist- und die zum Soll-Zustand des Unternehmens. Mit der Ermittlung des Ist-Zustands stellt das Management fest, ob es überhaupt über genügend Ressourcen verfügt, um die anvisierten Geschäftsziele zu erreichen und dabei rentabel zu bleiben. Bei dieser Ermittlung kann es auch vorhandene Risiken erfassen. Der Soll-Zustand beschreibt ein definiertes Ziel. Aus ihm leitet sich die effektive Zuweisung der vorhandenen Finanzmittel ab. Weitere Aufgaben sind die Prognose des äußeren Umfelds, die Planung der Anlagepolitik, die Bestimmung der Kapitalstruktur und die Beschaffung ausreichender Mittel durch Verkäufe und Finanzverhandlungen mit Banken und Investoren. Das Finanzmanagement unterteilt sich in den kurzfristigen operativen Teil und in das langfristige strategische Finanzmanagement.

Effizienzsteigerung im Finanzmanagement

Ein Schlüssel für die Effizienzsteigerung des Finanzmanagements ist die Optimierung alltäglicher Prozesse. Ein externes Consulting hilft dabei, allerdings müssen dessen Empfehlungen auch umgesetzt werden. Consulting bringt den großen Vorteil mit, dass der externe Berater nicht „betriebsblind“ ist. Er kann daher KMUs eine Strategie Finanzmanagement empfehlen, die sie selbst noch nicht auf dem Schirm hatten.

Auch hilft er ihnen, diejenigen Kennzahlen zu erfassen, die für ihre Strategie Finanzmanagement ausschlaggebend ist. So schauen die meisten KMUs nur auf ihre Kosten und mögliche Gewinne, beachten aber nicht ihr Cashflow-Management. Das kann dazu führen, dass sie bestimmte unumgängliche Kosten auf einmal nicht decken können. Schlimmstenfalls sind das Steuern oder Mieten. Solche Versäumnisse führen unter Umständen trotz guter Auftragslage in die Insolvenz, weil ein Unternehmen handlungsunfähig wird, wenn das Finanzamt das Konto sperrt oder der Vermieter die Räume kündigt.

Abgesehen von diesem größten anzunehmenden Unfall hilft ihnen ein effektiveres Finanzmanagement, ihr operatives und strategisches Geschäft zu optimieren. Das läuft über die allgemeine Prozessoptimierung. Dabei sollte immer hinterfragt werden, wer einen Prozess veranlasst hat, wozu dieser dient, wer ihn organisiert (der sogenannte „Process Owner“) und wohin der Prozess führen soll. Prozesse lassen sich definieren und als Diagramm visualisieren. Dies zeigt die Stellschrauben für Effizienzsteigerungen auf. Schauen wir uns noch einige Teilbereiche an.

Automatisierung von Finanzprozessen und Einsatz geeigneter Tools

Es gibt heute schon viele Tools, welche Finanzprozesse automatisieren. Sie übernehmen die Standardisierung der Stammdatenpflege und die Stammdatenbereinigung, gleichen Lieferscheine mit Zahlungseingängen ab und steigern allgemein die Datenqualität. Nur valide Daten stellen die richtigen Informationen bereit. Mit Best-Practice-Ansätzen und Softwarewerkzeugen wie IRBA (Intelligent Robotic Process Automation) oder Process-Mining lassen sich Prozesse identifizieren und automatisieren. Ein Softwareroboter erfasst dabei die Daten und führt die nötigen Arbeitsschritte für ihre Aufbereitung durch. Mit dem Ergebnis ist lassen sich neue Prozessketten entwickeln, die beispielsweise manuelle Tätigkeiten einem schon automatisierten Prozess zuordnen. Das schafft freie Ressourcen.

Optimierung des Cashflow-Managements

Zur Strategie Finanzmanagement gehört es, den Cashflow zu optimieren. Das gelingt mit mehreren Schritten:

• Erhöhung des Geldbestandes durch Beschleunigung von Bargeldsammlungen und Reduzierung von Bargeldzahlungen
• Reduzierung der Kosten durch Aushandlung besserer Zahlungsbedingungen und Verbesserung der Kundenbeziehungen
• strategische Investition in hochrangige Fonds
• Verwaltung des Cashflows durch ein klares Budget, Prognosen und Überwachung

Outsourcing von Finanzfunktionen

Es gibt viele externe Dienstleister, welche die Unternehmen bei ihrer Strategie Finanzmanagement unterstützen. Das einfachste Beispiel ist die externe Lohnbuchhaltung und die Buchführung für die Steuer (inklusive Datenübermittlung an das Finanzamt). Einige FinTechs gehen darüber hinaus und nehmen den Firmen den größten Teil ihrer Finanzplanung ab. Der Vorteil: Es sitzen geschulte Finanzfachleute über den Büchern (respektive Dateien), die Geldflüsse von vornherein richtig buchen. Das vermeidet Fehler und schafft gleichzeitig die Basis für die Steuerabrechnung und die Bilanzierung, wenn diese gefordert wird. Die Unternehmen können sich dadurch viel eher auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung der Strategie

Es gibt einige wichtige Faktoren, welche die Umsetzung der beschriebenen Strategie unterstützen. Dazu gehören:

• Stärkung des Mitarbeiterengagements und der Mitarbeiterkompetenzen
• Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen
• kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Strategie

Nicht zuletzt hilft es vielen kleineren und mittleren Unternehmen, wenn sie überhaupt erst einmal ein Risikomanagement in ihre Planung einfügen.

Fazit

Eine geeignete und durchdachte Strategie Finanzmanagement verringert Risiken und erhöht den Geschäftserfolg. Die Unternehmen wissen dadurch, worauf sie ihren Fokus richten müssen. Das Inkassounternehmen Hannover hilft Ihnen bei der Umsetzung dieser Strategie, indem es Sie berät und für den geplanten Cashflow sorgt.