Prozessoptimierung Einkauf – Was es so wichtig macht
Um am Markt bestehen und sich Wettbewerbsvorteile sichern zu können, müssen Unternehmen ihre Kosten möglichst niedrig halten. Dafür ist die Prozessoptimierung erforderlich. Sie muss bereits am Anfang der Wertschöpfungskette, also bei der Beschaffung von Rohstoffen, Fertigprodukten, Hilfs- und Betriebsstoffen erfolgen. Laut Statistik kann eine Prozessoptimierung Einkauf durch spezialisierte Unternehmensberatungen mittelständischen Unternehmen helfen, Kosten von etwa sieben Prozent einzusparen. Auch Unternehmen in der Branche Textilien und Bekleidung.
Warum Prozessoptimierung generell wichtig ist
Prozessoptimierung ist die Verbesserung von Arbeitsprozessen und organisatorischen Abläufen mit dem Ziel, die Effizienz zu steigern. Die Optimierung umfasst sämtliche strategischen Abläufe, in die die Unternehmensführung und alle Mitarbeiter des Betriebes eingebunden sind. Sie zielt darauf ab, Prozessmanagement und Risikomanagement gleichermaßen zu verbessern und die strategischen Potenziale der Mitarbeiter bestmöglich auszuschöpfen. Dies führt letztlich zur Reduzierung der Prozesskosten, Verbesserung der Qualität und zur Zeitersparnis. Voraussetzung für die Optimierung von Prozessen in der Beschaffung und anderen Unternehmensbereichen ist eine gründliche Überprüfung sämtlicher bisher angewandter Methoden.
Doch nicht nur die Methoden selbst werden dabei genau untersucht: Die Organisation der Abläufe steht ebenfalls auf dem Prüfstand. Um neue Ansätze im Prozessmanagement umzusetzen, die verbesserte Abläufe bewirken, müssen sich Unternehmen von den vorhandenen ineffizienten Strukturen trennen. Dies ist mitunter nicht ganz einfach, weil Ablauf- und Aufbauorganisation gleichermaßen davon betroffen sind. Das beratende Unternehmen erstellt in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Betrieb einen Plan. Dieser stellt die Abläufe der Prozesse transparent und nicht zusammenhängende Prozesse deutlich voneinander abgegrenzt dar.
Die Prozessoptimierung sollte in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Denn nur so können Sie feststellen, ob man in Ihrem Unternehmen so effizient arbeitet, dass es wettbewerbsfähig bleibt. Wie das US-amerikanische Marktforschungsinstitut Gartner herausfand, führt bereits die Dokumentation von Prozessen zu einer Effizienzsteigerung um zirka 15 %. Die Einführung prozessoptimierender Ansätze umfasst prinzipiell folgende Arbeitsschritte:
– Festlegung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
– Beseitigung von Unterbrechungen im Ablauf von Prozessen
– Definieren von Risiken und der Aufgaben des Risikomanagements
– Finden von Methoden zur Reduzierung von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
Klare Aufgabenbereich und Zuständigkeiten
Betriebsinterne Vorgänge funktionieren nur dann effizient, wenn jeder Mitarbeiter einen klar definierten Aufgaben- und Verantwortungsbereich hat. Hierzulande geht man dabei nach dem DEMI Leitfaden vor. Vor allem die ersten beiden Abläufe Durchführungsverantwortung (D) und Ergebnisverantwortung (E) spielen bei der Verbesserung eine große Rolle: Es muss klar sein, wer im Betrieb welche Arbeit erledigt und dafür verantwortlich ist. Außerdem sollte festgelegt werden, welche Führungskraft die Verantwortung für das Arbeitsergebnis übernimmt. Das M (Mitarbeit) bedeutet, dass eindeutig definiert wird, welche Mitarbeiter womit beschäftigt sind. Der letzte Buchstabe im Namen des Prozessoptimierungsmodells I bezieht sich auf das Informieren. Bei diesem wird festgelegt, welche Beschäftigten einen Bericht darüber erhalten müssen.
Um einen effizienten Workflow zu gewährleisten, organisiert man die Aufgaben derart, dass jede von demselben Mitarbeiter möglichst vollständig bearbeitet wird. Dadurch vermeidet man kostenintensive Liege-, Transport- und Suchzeiten, während derer die Prozesse unterbrochen sind. Liegezeiten entstehen beispielsweise dadurch, dass Mitarbeiter A seinen Teil des Prozesses erledigt hat, Mitarbeiter B aber noch beschäftigt ist. Dadurch gerät der Arbeitsablauf ins Stocken. Die angefangene Arbeit bleibt auf dem Schreibtisch von B liegen, bis dieser Zeit hat, sich um sie zu kümmern. Oder Mitarbeiter A übermittelt die Arbeitsunterlagen per E-Mail an einen Kollegen, der seinen elektronischen Briefkasten nur selten öffnet.
Transportzeiten
Transportzeiten entstehen, wenn ein Mitarbeiter seine Unterlagen an einen Kollegen derselben oder einer anderen Abteilung übergibt: Dafür muss er manchmal sogar durch das ganze Gebäude laufen, was natürlich viel Zeit kostet. Oder er schickt die bereits fertiggestellten Unterlagen über die betriebsinterne Post an seinen Kollegen. Dann erhält dieser sie erst am nächsten Tag. Suchzeiten sind, wie man unschwer an der Bezeichnung ablesen kann, Zeiten, die mit dem Suchen nach Unterlagen verbracht werden. Außerdem können Suchzeiten entstehen, wenn Prozesse unterbrochen werden. Dann weiß der jeweilige Mitarbeiter nicht mehr, bei wem er die erforderlichen Unterlagen findet oder wo er sie selbst hingelegt hat.
Oft ist es wegen des großen Umfangs der betrieblichen Prozesse nicht möglich, die gesamte Aufgabe einer einzigen Person zu überlassen. Außerdem würde dies aufgrund der Qualifikation der Beschäftigten nicht funktionieren. Man kann die Arbeitsaufgabe allerdings so strukturieren, dass der jeweilige Mitarbeiter sie wenigstens zum größten Teil erledigen kann. Auf diese Weise hat er ausreichend Ruhe zum Arbeiten. Da der Prozess nicht in kleine Einzelschritte unterteilt ist, bewirkt dies eine Steigerung der Effizienz und Motivation.
Für mehr Effizienz im Betrieb sorgt auch folgendes Szenario: Mitarbeiter B, der gerade Kapazitäten freihat, fragt bei A nach, wann dieser mit seinem Teil der Arbeit fertig sein wird. Zum genannten Zeitpunkt holt er sich diese dann von Mitarbeiter A ab. Eine derartige Vorgehensweise setzt allerdings voraus, dass B den A nicht mit häufigem Nachfragen unter Druck setzt.
Organisation und Abläufe am Arbeitsplatz
Auch der Arbeitsplatz sollte von der Unternehmensführung der angestrebten Prozessoptimierung angepasst werden. Denn klingelt das Telefon häufig, hat der Mitarbeiter nicht genügend Ruhe, um sich seiner Aufgabe widmen zu können. Dadurch verschlechtert sich der Workflow ebenfalls. Sinnvoller ist es, während dieser Zeit nicht ans Telefon zu gehen und keine Fragen von Kollegen zu beantworten. Denn auch diese können den Arbeitsprozess mit ihren Rückfragen stören. In der Praxis hat sich die sogenannte Fragestunde bewährt. Das ist eine bestimmte Zeit, die man Kollegen einräumt, damit sie ihre dringenden Fragen stellen können. Die Fragestunde verläuft parallel zum Arbeitsprozess, ist aber auf diesen speziellen Zeitraum beschränkt.
Eine bestmögliche Integration der IT-Systeme verhindert, dass Arbeiten doppelt erledigt werden. Außerdem trägt sie dazu bei, betriebsinterne Abläufe schlanker zu
gestalten. Unnötige Arbeitsunterbrechungen entstehen beispielsweise, wenn man ein Softwaresystem verlässt, um danach mit einem anderen weiterzuarbeiten. Dabei kommt es oft zur systembedingten doppelten Erfassung von Daten, was den Datenbestand unübersichtlich macht und die Prozesse verkompliziert. Eine bewährte Lösung ist die Einführung eines CRM-Systems, bei dem die Abteilungen des Betriebes über Schnittstellen miteinander verbunden sind.
Das Definieren möglicher Risiken trägt dazu bei, diese zu vermeiden oder deren Folgen wenigstens zu begrenzen. Probate Methoden sind die Einführung des Vier-Augen-Prinzips und der Abschluss von Versicherungen. Hat eine Überprüfung der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten einzelner Prozesse beispielsweise vier Stunden beziehungsweise fünf Tage ergeben, sind diese ineffizient: Die Arbeit wurde viereinhalb Tage unterbrochen. Außerdem sind häufige Rückfragen anderer Mitarbeiter und Vorgesetzter ein Zeichen dafür, dass die Verbesserung von Prozessen dringend durchgeführt werden sollte.
Was muss man bei der Prozessoptimierung Einkauf beachten?
Um bei der Prozessoptimierung Einkauf das bestmögliche Ergebnis zu erzielen, sollten Sie nicht irgendeinen Unternehmensberater beauftragen: Es ist sehr wichtig, dass dieser noch zusätzlich über profunde Kenntnisse und langjährige Erfahrungen in Ihrer Branche verfügt. Außerdem sollten die angewandten Methoden entsprechend den individuellen Bedingungen Ihres Unternehmens umgesetzt werden: Es wäre nicht zielführend, methodische Ansätze zu definieren, nur weil sie einem strategischen Leitfaden entsprechen.
Die Optimierung des Einkaufs muss stets auf die Leitungsprinzipien der Unternehmensführung und die Potenziale der Mitarbeiter abgestimmt werden. Die einzelnen Arbeitsschritte der Prozessoptimierung Einkauf sollten außerdem für alle Beteiligten transparent und natürlich innerhalb angemessener Zeit umsetzbar sein. Erfolgt die Optimierung Ihres strategischen Einkaufs nach einem Stufenmodell, haben Sie immer einen genauen Überblick über die dafür anfallenden Kosten. Die Anpassung der im Bereich Einkauf eingesetzten IT-Infrastruktur an die neuen Entwicklungen erfolgt natürlich ebenfalls im Rahmen des Controlling. Spezielle Mitarbeiterschulungen können hilfreich sein, die Steigerung der Effizienz schneller voranzutreiben.
Was ist das Ziel von Prozessoptimierung im Einkauf?
Das wesentliche Ziel der Prozessoptimierung Einkauf ist die Reduzierung der Kosten, die im Bereich der Beschaffung anfallen. Die Verschlankung von Prozessen und der Verzicht auf überflüssige Arbeitsvorgänge helfen, Zeit und Arbeitsaufwand zu sparen und steigern die Effizienz. Indem sich die Mitarbeiter des Einkaufs auf das Wesentliche fokussieren, verringern sie das Risiko von Fehlentscheidungen deutlich. Die Prozessoptimierung Einkauf hat darüber hinaus ein verbessertes Risikomanagement zur Folge: Durch die gezielte Auswahl verlässlicher Zulieferer und Alternativlieferanten lässt sich die Gefahr von Lieferengpässen verringern. Positiver Nebeneffekt: Ein optimierter Einkauf erhöht darüber hinaus die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Wie optimiert man Einkaufsprozesse?
Die Prozessoptimierung Einkauf soll sämtliche Prozesse im Bereich Beschaffung verbessern helfen. Jedes Unternehmen führt seine Beschaffung entsprechend der jeweiligen Branche und betriebseigenen Spezifika durch. Daher muss die Prozessoptimierung Einkauf auf den individuellen Betrieb abgestimmt sein. Zur Steigerung der Effizienz und Senkung der Prozesskosten führt der Unternehmensberater zunächst eine Analyse des Istzustands durch. Diese konzentriert sich auf die
– Organisation der Beschaffung (Zulieferer, Lieferkette)
– Verbesserung der Qualitätssicherung (Aql)
– Optimierung des Umgangs mit Daten (Vernetzung der bestehenden IT-Systeme oder Einführung einer umfassenden Lösung)
– möglicherweise Einführung des RFID-Systems, falls noch nicht vorhanden und relevant
Dann werden sämtliche Teile der Lieferkette optimiert. Neue Ansätze und Methoden im Prozessmanagement werden bestmöglich in die bestehende Unternehmensstruktur eingepasst. Dazu gehören beispielsweise das Lean Management (schlanke Prozesse) und die mit einer schmalen RFID-Version ausgestattete Lieferkette. Sie als Unternehmensführung können auf jede Phase der Optimierung Einfluss nehmen. Auch die Kosten der Verbesserung bleiben von Anfang bis Ende transparent.
Die Prozessoptimierung Einkauf erfolgt meist in kleineren Schritten. Daher haben sämtliche Beteiligten die Möglichkeit, sich kontinuierlich an die neuen Entwicklungen zu gewöhnen. Auch dies sichert ihren nachhaltigen Erfolg. Oft kombiniert man die Strategie der kleinen Schritte mit der Einführung einer Innovation wie beispielsweise einer neuen IT-Infrastruktur. Diese wird längere Zeit vorbereitet und ist natürlich mit höheren Kosten verbunden als die langsamere konstante Verbesserung.
Abläufe im Bereich des Einkaufs werden in folgenden Arbeitsschritten optimiert:
1. Analyse und Spezifizierung des Bedarfs: Sie erfolgt unter Zuhilfenahme sämtlicher gespeicherter technischer und kaufmännischer Daten aus der Beschaffung. Außerdem gehört die Überprüfung der bisher genutzten Lieferanten in puncto Preise, Liefer- und Zahlungsbedingungen und Entwicklung der Geschäftsbeziehung dazu. Dafür sollte allerdings die Schreibweise der Lieferantennamen einheitlich sein. Notfalls müssten Sie die getrennt erfassten Datenbestände zusammenführen. Dabei kristallisieren sich einige Lieferanten für die jeweilige Ware heraus. Auf diese Zulieferer sollten Sie sich in Ihrer Beschaffung beschränken. Eine Reduzierung der Prozesskosten ergibt sich außerdem, wenn Ihre Einkaufsabteilung für sämtliche im Unternehmen benötigten Waren zuständig ist.
2. Suche nach neuen Lieferanten: Oft ist es notwendig, neue Lieferanten zu finden. Darüber hinaus sollten Sie für alle bestellten Artikel einen Alternativlieferanten haben, der im Bedarfsfall schnell einspringen kann.
3. Erstellen transparenter Ausschreibungen: Um Ausschreibungen erstellen zu können, benötigen Sie die frühzeitige Zuarbeit der jeweiligen Abteilung. Denn dafür sind detailgetreue Zeichnungen und ähnliches Bildmaterial erforderlich. Exakte Muster beschleunigen den Rücklauf seitens der potenziellen Lieferanten und den Beschaffungsprozess, weil überflüssige Fragen wegfallen.
4. Auswertung der Angebote: Eine gründliche Analyse der Angebote ist die geeignete Basis für Preisverhandlungen und den Wechsel zu den neuen Anbietern der Lieferkette.
5. Verhandlung mit neuen Lieferanten und Auftragsvergabe: Zur Prozessoptimierung Einkauf ist nicht nur die Pflege bestehender strategischer Partnerschaften, sondern auch die Anbahnung neuer Geschäftsbeziehungen wichtig.
6. Einbeziehung neuer Lieferanten in die strategische Prozessoptimierung Einkauf: In manchen Fällen lassen sich die Prozesse im Umgang mit Bestandslieferanten nicht oder nur teilweise optimieren. Dann sind Sie gezwungen, die neuen Lieferanten in größerem Umfang zur Optimierung Ihres Einkaufs einzusetzen.
Vorteile von Prozessoptimierung Einkauf
Zu den wichtigsten Vorteilen der Prozessoptimierung Einkauf gehören:
– Verkürzung der Lieferzeiten im Bereich des Einkaufs
– höhere Qualität der beschafften Waren
– eine besser überschaubare Lieferkette
– klar definierte Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Bereich der Beschaffung
– Vermeidung doppelter Verantwortlichkeiten in Bezug auf die gewählten Lieferanten
– Einführung schlanker Prozesse auch im IT-Bereich (Digitalisierung des Einkaufs)
– regelmäßiges Controlling der Beschaffung und gegebenenfalls Anpassung von Prozessen an neue Entwicklungen
– Beratungsleistungen, die über den strategischen Einkauf hinausgehen
